Documenti sulla sicurezza: che cosa tenere in azienda

Il DVR e la data certa

Il primo documento è il documento di valutazione dei rischi, redatto dal datore di lavoro con il RSPP e con il medico competente, ove nominato, dopo aver consultato il RLS o il RLST (artt. 17, 28 e 29 del D.Lgs. 81/2008). Fino a 10 lavoratori si usano di regola le procedure standardizzate del DM 30 novembre 2012.

• Deve avere data certa o attestata dalla sottoscrizione del datore di lavoro e, ai soli fini della prova della data, di RSPP, RLS o RLST e medico competente (art. 28, comma 2). Approfondisci in data certa del DVR.
• Si custodisce presso l’unità produttiva a cui si riferisce (art. 29, comma 4), anche su supporto informatico.
• Non si invia all’ASL, all’INAIL o all’Ispettorato: va esibito in caso di controllo.
• Il RLS ne riceve copia su richiesta e la consulta solo in azienda (art. 18, comma 1, lettera o).
• Un’azienda nuova ha 90 giorni per elaborarlo, ma la valutazione è immediata e le misure adottate vanno documentate subito (art. 28, comma 3-bis).

Nomine e designazioni

La forma scritta, firmata dall’interessato, non è sempre imposta dalla legge, ma è il modo più semplice per dimostrare che la nomina c’è stata. Vedi RSPP e datore di lavoro e RLS e RLST.

Attestati di formazione e verbali

Conserva una copia di ogni attestato: corso lavoratori, preposti, dirigenti, datore di lavoro (16 ore, entro il 24 maggio 2027), addetti antincendio e primo soccorso, RLS, eventuali abilitazioni per attrezzature come carrelli elevatori o piattaforme. Tieni anche il registro dell’addestramento, dove previsto (art. 37, comma 5). Dettagli in formazione sicurezza dei lavoratori.

I verbali da conservare:

• consultazione del RLS o RLST sulla valutazione dei rischi e sulle designazioni (art. 50): la legge chiede la consultazione, il verbale firmato la dimostra;
• riunione periodica, almeno una volta l’anno, nelle aziende con più di 15 lavoratori (art. 35): il verbale resta a disposizione dei partecipanti; fino a 15 lavoratori il RLS può chiederne la convocazione quando i rischi cambiano in modo significativo;
• esercitazioni antincendio, dove è obbligatorio il piano di emergenza (DM 2 settembre 2021).

Se affidi lavori a ditte esterne nei tuoi locali, aggiungi la documentazione dell’art. 26: verifica dell’idoneità tecnico-professionale, informazioni sui rischi e, quando richiesto, il DUVRI allegato al contratto (vedi DUVRI, appalti e ditte esterne).

Sorveglianza sanitaria e sostanze pericolose

Se la valutazione dei rischi richiede la sorveglianza sanitaria (videoterminali per almeno 20 ore a settimana, rumore, movimentazione dei carichi, sostanze chimiche, lavoro notturno), il medico competente:

• istituisce, aggiorna e custodisce sotto la propria responsabilità una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore, con il segreto professionale, nel luogo di custodia concordato al momento della nomina (art. 25, comma 1, lettera c): anche se si trova in azienda, il datore di lavoro non vi accede;
• esprime per iscritto il giudizio di idoneità e ne dà copia al lavoratore e al datore di lavoro (art. 41, comma 6-bis): la tua copia la conservi tu.

Con esposizione ad agenti cancerogeni o mutageni serve anche il registro di esposizione, istituito e aggiornato dal datore di lavoro tramite il medico competente (art. 243). Nelle piccole attività del sito è un caso raro, ma va verificato con il RSPP, per esempio per alcune lavorazioni in officina. Per tutti i prodotti chimici tieni le schede di dati di sicurezza aggiornate. Approfondisci in medico competente e sorveglianza sanitaria.

Impianti, attrezzature e antincendio

Impianto di messa a terra

Per il DPR 462/2001 l’impianto di terra non può entrare in esercizio prima della verifica dell’installatore, che rilascia la dichiarazione di conformità; entro 30 giorni dalla messa in esercizio il datore di lavoro la invia all’INAIL (che ha assorbito l’ex ISPESL) e all’ASL o all’ARPA, oppure allo sportello unico dove è attivo (art. 2). Poi l’impianto va fatto verificare ogni cinque anni, oppure ogni due anni nei cantieri, nei locali a uso medico e negli ambienti a maggior rischio in caso di incendio, dall’ASL o ARPA o da un organismo abilitato (art. 4). Il verbale si conserva e si mostra all’organo di vigilanza su richiesta.

Attrezzature di lavoro

Le attrezzature si usano secondo le istruzioni del fabbricante e si mantengono in efficienza (art. 71, comma 4). Quelle soggette a deterioramento sono controllate periodicamente da una persona competente; i risultati si registrano per iscritto e si conservano almeno per gli ultimi tre anni (art. 71, commi 8 e 9). Le attrezzature dell’Allegato VII, come gli apparecchi di sollevamento con portata oltre 200 kg e alcune attrezzature a pressione, hanno anche verifiche periodiche obbligatorie, la prima delle quali è dell’INAIL. Tieni i libretti d’uso e manutenzione e le dichiarazioni CE delle macchine.

Antincendio

Il DM 1 settembre 2021 chiede un registro dei controlli in cui annotare i controlli periodici e le manutenzioni di estintori, porte tagliafuoco, luci di emergenza e altri presidi antincendio, eseguiti da tecnici manutentori qualificati; va tenuto aggiornato e a disposizione degli organi di controllo. Se l’attività rientra nell’Allegato I del DPR 151/2011, conserva anche la pratica presentata ai Vigili del fuoco (SCIA o, per la categoria C, il CPI) e le richieste di rinnovo periodico, di regola ogni cinque anni.

Che cosa non è più obbligatorio

• Registro infortuni: abolito dal 23 dicembre 2015 (D.Lgs. 151/2015, art. 21). Gli infortuni si comunicano e si denunciano online all’INAIL: vedi infortuni sul lavoro.
• Autocertificazione della valutazione dei rischi: era ammessa per le aziende fino a 10 lavoratori solo fino al 30 giugno 2013; oggi serve il documento, anche nel formato standardizzato (art. 29, comma 5).
• Invio o deposito del DVR presso enti pubblici: non è previsto. Il documento resta in azienda.

Vale anche il contrario: alcuni documenti non si chiamano «registri» ma vanno comunque tenuti, come le schede di dati di sicurezza, i verbali delle verifiche periodiche e le istruzioni delle macchine.

Tabella per i sei mestieri

La tabella è un orientamento: che cosa serve davvero dipende dalla valutazione dei rischi della tua azienda, da fare con il RSPP. Per prepararti a un controllo puoi usare la checklist per l’ispezione.