Data certa del DVR: che cos’è e come ottenerla

Che cosa dice la legge

L’art. 28, comma 2, del D.Lgs. 81/2008 chiede che il documento di valutazione dei rischi, anche se tenuto su supporto informatico, abbia data certa o sia attestato dalla sottoscrizione del datore di lavoro. La stessa norma aggiunge che firmano, ai soli fini della prova della data, anche il RSPP, il RLS o il RLST e il medico competente, ove nominato.

A che cosa serve? A dimostrare che il documento esisteva in un certo giorno: prima di un infortunio, prima di un accesso dell’organo di vigilanza, entro i 90 giorni di una nuova attività o i 30 giorni di un aggiornamento. Una data che chiunque può cambiare non prova nulla.

La regola vale per entrambi i formati: anche la copertina del modello delle procedure standardizzate richiama la data certa in una nota.

Le firme: chi firma e perché

La firma del RLS o RLST non significa che approva il contenuto: serve a provare la data. La sua consultazione, prima della valutazione, è un passaggio distinto, da documentare a parte, per esempio con un verbale. I ruoli sono spiegati nelle guide su RLS e RLST e su RSPP e datore di lavoro.

In pratica: tutti firmano la stessa versione definitiva, possibilmente lo stesso giorno, con la data scritta accanto alla firma. Se usate la firma digitale, conserva il file firmato così come è stato prodotto.

Quando mancano medico competente o RLS: la nota del modello

In molte piccole aziende il medico competente non è nominato, perché non è prevista la sorveglianza sanitaria, e il RLST non è sempre facile da raggiungere per una firma. Per questi casi la copertina del modello ministeriale contiene una nota: in assenza di medico competente o di RLS o RLST, la data certa va documentata con PEC o con un’altra forma prevista dalla legge.

Nella pratica la PEC si usa così: il documento definitivo e firmato viene inviato come allegato da una casella PEC, e si conservano il messaggio inviato e le ricevute di accettazione e di consegna. Spesso lo si invia al RSPP esterno, al consulente o al RLST. L’invio alla propria casella è molto diffuso, ma non risultano chiarimenti ufficiali specifici su questo punto: chiedi conferma al tuo RSPP o consulente.

Il file allegato deve essere esattamente quello che conservi: se modifichi il documento dopo l’invio, la data certa non vale per la nuova versione.

Le altre forme riconosciute

Per la data certa dei documenti si fa riferimento alle regole generali del codice civile (art. 2704), che ammettono ogni fatto che stabilisca in modo ugualmente certo l’anteriorità del documento. Il Garante per la protezione dei dati personali, in un chiarimento del 5 dicembre 2000 nato in un altro contesto, ne ha elencato alcune, rimaste un riferimento pratico:

Per un piccolo datore di lavoro le strade più semplici restano le firme delle figure della sicurezza e, quando mancano, la PEC o la marca temporale.

Tre casi pratici

Il panificio con medico competente e RLS interno

Il titolare ha designato un RSPP esterno; c’è lavoro notturno, quindi è nominato il medico competente; i lavoratori hanno eletto un RLS. Tutti firmano la copertina con la data accanto alla firma: è la forma prevista dall’art. 28.

Il negozio senza medico competente

La titolare svolge i compiti del RSPP, non è prevista la sorveglianza sanitaria e le commesse fanno riferimento a un RLST, che firmerà solo alla prossima visita. Manca il medico competente: la titolare documenta subito la data inviando via PEC il documento firmato e conserva le ricevute.

Lo studio con DVR solo digitale

In un ufficio con impiegati al videoterminale per più di 20 ore a settimana è nominato il medico competente. Titolare, RSPP, medico e RLST firmano lo stesso file con firma digitale, a cui viene aggiunta una marca temporale; il file è conservato su due supporti distinti, come chiede l’art. 53.

Che cosa non è una data certa

• La data di creazione o di modifica del file PDF: è un dato che il computer registra e che si può cambiare.
• La data scritta in copertina con la sola firma del datore di lavoro, se mancano le altre firme e nessun’altra forma la conferma: è la lettura che dà la nota del modello ministeriale.
• Un’e-mail ordinaria o un messaggio in chat: non sono tra le forme indicate.
• Il salvataggio su un servizio cloud: la data di caricamento non è una delle forme previste.
• Un documento modificato dopo le firme: la data certa vale solo per la versione firmata.

Lo stesso vale per i documenti preparati con uno strumento online: la data del file generato non è una data certa. La data certa si ottiene dopo, sul documento definitivo, con una delle forme viste sopra.

Conservare le prove della data

La prova della data va conservata insieme al documento, nell’unità produttiva a cui si riferisce (art. 29, comma 4):

• l’originale firmato, cartaceo o digitale;
• le ricevute PEC di accettazione e di consegna, insieme al messaggio inviato;
• il file della marca temporale, se l’hai usata;
• le versioni precedenti, ciascuna con la sua prova.

Se tieni il DVR solo in formato elettronico, rispetta le condizioni dell’art. 53: accesso limitato alle persone abilitate, modifiche che non cancellano le precedenti, conservazione su almeno due supporti distinti, possibilità di stampa. Ogni volta che il documento viene aggiornato, la nuova versione ha bisogno di una nuova data certa.